Упорядочивание процессов: практика внедрения систем управления складом (WMS)

LogistiX

Процесс внедрения системы управления складом в чем-то похож на поход к терапевту с банальным ОРЗ: «Доктор, я простудился», - а в ответ: «Батенька, к кардиологу бы Вам с таким сердцебиением!» После похода к кардиологу, сдачи анализа крови, посещения эндокринолога и гастроэнтеролога в голове начинают возникать сомнения - надо было дома сидеть! Но отступать уже не хочется, и только после прохождения курса лечения начинаешь понимать, как важно обратиться к врачу вовремя…

Так и внедрение WMS может стать серьезным шагом на пути решения целого комплекса задач, которые на первый взгляд лишь опосредованно касаются автоматизации склада. Во-первых, это изменение бизнес-процессов сбытовой, закупочной логистики, более четкая формализация взаимоотношений с клиентами и поставщиками, а также налаживание информационных потоков внутри компании. Во-вторых, это выстраивание четкой политики управления персоналом с учетом изменяющихся требований к его квалификации, точное определение границ ответственности между отделами и конкретными специалистами и многое другое, включая процедуры обучения, аттестации и мотивационные схемы.

В рабочий процесс должны быть вовлечены как менеджеры, так и линейный персонал, задействованный на самых базовых процессах, поэтому между ними рекомендуется иметь отдельное звено в виде контрольно-ревизионного отдела.

Ответственность за соблюдение требуемых регламентом процедур на любом этапе грузопереработки должна быть прозрачной и непрерывной в пределах всего технологического цикла, чтобы не допустить впоследствии «размазывания» ответственности и попыток переложить ее с больной головы на здоровую.

Скажем, если у сотрудника, задействованного на операции набора заказов, «повис» радиотерминал и он прождал всю ночь, пока тот «придет в себя», - это уже тревожный сигнал о том, что на складе есть явные проблемы. Бывают случаи, когда сотрудники начинают выстраивать процесс так, чтобы выдать требуемый результат, минимизировав объем выполняемой работы.

Собственно, обвинить их в этом нельзя - начальство сказало: «заказы должны отгружаться на 100%», и кладовщики начинают вычеркивать из заказов позиции, которых они не нашли. Проблема поднимается выше, и уже отдел продаж, который часто тесно взаимодействует со складом, подменяет клиентам «потерянные» позиции, что в результате приводит к некорректным результатам анализа и недостоверной информации для отдела закупок.

Однако результаты такого самостоятельного выстраивания процесса становятся очевидными для управляющих именно после внедрения WMS, так как невозможность «вычеркнуть» проблемные позиции приводит к необходимости действительно собирать заказы на все 100%, что часто приводит к существенному повышению нагрузки. Скажем, если на складе есть основной ассортимент, который всегда востребован и размещен кладовщиками в одной зоне, а неликвидные позиции размещены в другой, то исторически в зоне, где размещены неликвидные позиции, чаще всего порядок соблюдается в гораздо меньшей степени, нежели чем в основной рабочей зоне склада. На этапе сбора данных для формирования ТЗ по настройке WMS такие факты часто скрываются или забываются и обнаруживаются только в тот момент, когда «ненужные» позиции, попавшие в одну коробку в количестве двух-трех сотен наименований оказываются востребованными в количестве одной-двух штук в каждом заказе.

На многих предприятиях работа выстраивается на доверии, что, безусловно, важно, но только если это доверие подкрепляется соответствующими документами и контрольными мерами. Однако при внешне успешной работе склада этому уделяется недостаточно внимания, и часто можно видеть, что при круглосуточной работе склада старшие смены, работающие ночью и оформляющие документы на отгрузку, имеют на руках печать предприятия, хотя не обременены никакой материальной ответственностью.

Помнится, когда мы впервые увидели распечатанный из MS Excel комплект отгрузочных документов, которые были ловко оформлены старшим ночной смены при возникновении проблем с доступом к штатной ERP-системе, у команды внедрения случился «культурный шок». Он, правда, быстро прошел, так как эта ситуация оказалась далеко не единичной, но суть здесь в том, что в большинстве случаев ночная смена организуется по остаточному принципу, когда в этом возникает действительно неоспоримая необходимость. Именно в связи с этим фактом сотрудники ночной смены часто менее обучены по сравнению с теми, кто работает днем, и им подчас бывает тяжело даже просто идентифицировать какую-то проблему, не говоря уже о ее оптимальном разрешении. Необходимость действовать в таких сложных обстоятельствах приводит к появлению собственных «рецептов» для выхода из различных ситуаций, и чем дольше ситуация остается неуправляемой, тем сложнее впоследствии объяснить работникам склада, что они выбрали некорректный путь решения вопросов. Именно для решения подобных проблем необходимо при проведении тренингов учитывать ротацию сотрудников в сменах и комбинировать тех, кто уже прошел обучение и аттестацию, с новыми работниками, которые еще не набрали должного опыта.

Всегда стоит учитывать возможное изначальное нежелание сотрудников, которые ранее работали без какой-либо системы, получать задание от «железки», если при запуске не используется продуманная схема мотивации персонала. Если при этом еще и отсутствует контролирующее звено, вы рискуете получить огромный перечень «критических» проблем, которые будут иметь мало отношения к действительности, но могут серьезно повлиять на мнение менеджмента предприятия о результатах внедрения. При возникновении таких ситуаций необходимо сформировать комиссию из компетентных лиц, которые рассмотрят заявленные проблемы и смогут сделать обоснованные выводы о причинах их возникновения. Процесс изначально требуется выстраивать таким образом, чтобы, обеспечивая быстрое реагирование поставщика WMS на заявленные проблемы и получив объективные выводы комиссии, проводить четкую политику привлечения к ответственности сотрудников, замеченных в намеренном искажении информации.

Старая истина о невозможности автоматизировать хаос подходит как нельзя лучше подходит к процессу автоматизации склада. Скажем, при нали

25.05.2011

Ещё Статьи от LogistiX
Решения от LogistiX
Новости от LogistiX
События от LogistiX